Sekretaris Modern Masa Kini Hits Kekinian

Pada era modern saat ini, perkembangan teknologi yang semakin maju membuat kebutuhan masyarakat modern akan teknologi terbaru semakin tinggi, terlebih dengan banyaknya produk komputer dan gadget yang semakin beragam untuk memenuhi kebutuhan tersebut dan secara tidak langsung kita dituntut untuk bisa mengoperasikannya. Contoh yang dulunya kita masih menggunakan surat menyurat untuk sekedar menginformasikan hal yang sederhana tapi di era modern ini kita bisa menggantinya dengan cara mengemail dan itu lebih efektif, karena pesan tersebut bisa diterima dengan cepat. Di dalam suatu perusahaan terdapat profesi-profesi yang menunjang ataupun membantu para pimpinan dalam meraih apa yang menjadi visi dan misi dari perusahaan, salah satu profesi yang langsung berhubungan dengan peran pimpinan adalah profesi sekretaris. 

Sebelumnya, kita mengenal profesi sekretaris hanya melaksanakan tugas-tugas administratif terbatas seperti mengetik, menata arsip dan resepsionis. Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi ini, disaat tugas pimpinan semakin kompleks, berangsur meningkat pulalah tuntutan kemampuan kerja bagi seorang sekretaris. Sekretaris yang kini sudah diakui sebagai profesi, diharapkan mampu sebagai asisten administratif manajer atau pimpinannya. Selanjutnya, keberadaan sekretaris tidak terbatas menangani kesekretariatan, melainkan memungkinkan berperan sebagai pemimpin dalam kelompoknya, bahkan memimpin unit kerja sekretariat. 

Saat ini, pandangan terhadap profesi seorang sekretaris mengalami kemajuan yang sangat pesat. Profesi ini menjanjikan peluang yang besar bagi kemajuan prestasi dan kemampuan seseorang yang menekuninya.

Seorang sekretaris yang berorientasi global harus menampilkan citra perusahaan karena citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Dikarenakan sekretaris adalah tangan kanan atasannya, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Selain itu seorang sekretaris harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada atasannya saja tapi juga harus baik kepada relasi dan rekan sekantor.

Dalam mengembangkan karirnya, seorang sekretaris harus memiliki dedikasi yang tinggi. Mereka harus memiliki kesadaran bahwa tanggung jawabnya lebih besar justru saat pimpinan sedang tidak ada di tempat. Karena ia harus menghandle semua tugas dari atasannya. Dedikasinya sangat penting sehingga tugas apapun yang dilimpahkan bisa dikerjakan dengan baik. 

Sekretaris yang baik dituntut mampu berpikir kritis dan bertindak secara profesional. Profesional di sini maksudnya adalah bekerja dengan sungguh-sungguh sebagaimana yang dituntut dalamjob descriptionnya. Seorang sekretaris mampu berpikir kritis jika mereka memiliki pengetahuan yang luas, baik dalam bidang kesekretariatan maupun dalam bidang lain yang masih berkaitan dengan profesinya maupun pengetahuan umum lainnya. 

Sejauhmana tugas sekretaris secara formal tergantung pada job/wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaannya, pekerjaan tersebut akan berkembang dan banyak hal yang saling berkaitan. Seorang sekretaris harus bisa menjalankan tugas dengan berbagai keterampilan. Misalnya tugas seorang sekretaris dalam membuat surat, tentang cara membuat surat yang baik, bahasa yang baik dan benar seperti apa, sekretaris juga harus memiliki pengetahuan serta mampu mengoperasikan komputer dengan benar. 

Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Seorang sekretaris yang profesional harus bisa mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju. 

Seorang sekretaris juga harus berwawasan yang luas seperti mengetahui bidang usaha dimana kita bekerja, mengetahui produk dari perusahaan, mengetahui rekanan bisnis pemimpin dan segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Jika seorang sekretaris sudah menguasai hal tersebut maka dapat disimpulkan bahwa dia sudah pantas untuk menjadi seorang sekretaris yang professional di era modern saat ini. 

Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :

• Korespondensi
• Filling
• Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
• Mengurus surat masuk dan surat keluar
• Travel Arrangements
• Organize meeting
• Making appointments
• Handling all confidential matters
• Menerima dan menjawab telepon
• Mencatat pesan-pesan lewat telepon
• Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
• Mencatat janji-janji untuk pimpinan
  
  
  
  Sekretaris di Era Media Sosial
            Seiring perkembangan zaman, Josef mengakui, sekretaris perlu melek teknologi untuk memudahkan pekerjaannya. Yang tidak boleh dilupakan, sekretaris harus memiliki pengetahuan dasar terhadap fungsi di divisinya. “Sekretaris saya harus memiliki pengetahuan HR. Bahkan, saya suruh ikut program sertifikasi training HR,” katanya meyakinkan. Selain itu, ia pun mewajibkan sekretarisnya menguasai bahasa Inggris untuk memudahkan ber-komunikasi dengan sekretaris direktur HR di Unilever regional maupun global. Yang tak kalah penting, lanjut Josef, sekretaris perlu memiliki interpersonal skill. Apalagi, sekretaris direktur. Jika hal ini tidak diperhatikan, bisa saja membuat sekretaris tersebut menjadi tinggi hati karena merasa lebih tinggi jabatannya dibanding karyawan lain. “Untuk itu, saya sering sharing dengan sekretaris saya mengenai cara beradaptasi terhadap perubahan dan menghadapi karyawan dengan bijak,” tuturya. Di lingkungan HR, menurut Josef, tak jarang sekretaris mendapat intimidasi dari karyawan yang mendesak untuk membocorkan kebijakan HR atau perusahaan. “Misalnya, tentang kenaikan gaji atau restrukturisasi,” katanya.
  Mengingat peran sekretaris yang sangat strategis, Josef berpendapat, diperlukan cara untuk menjaga hubungan yang profesional antara atasan dengan sekretarisnya. Untuk itu, ia menyarankan, perlu komunikasi secara rutin, bersikap terbuka dalam menerima saran dan kritikan sehingga dapat memecahkan permasalahan bersama, serta saling percaya.
  Bagaimana peran sekretaris di perusahaan lain? Di PT XL Axiata, seorang sekretaris dirut dituntut harus dapat bekerja cepat dan efisien, demi mengimbangi atasannya. Hal ini dikemukakan oleh Presdir XL Axiata Hasnul Suhaimi. “Saya tidak cukup dengan bantuan seorang sekretaris. Yang saya butuhkan adalah seorang personal assistant (aspri) sebagai office manager, yang mengatur seluruh administrasi kantor, komunikasi keluar dan ke dalam perusahaan, serta mengerjakan hal-hal yang menyangkut perjalanan bisnis saya. Saya dapat mendelegasikan banyak hal dan memercayainya untuk mengambil keputusan,” tutur Hasnul dalam jawaban tertulisnya kepada majalah HC.
            Laju teknologi dan gadget yang makin canggih akhirnya menuntut sekretaris bukan semata mengatur administrasi, komunikasi dan keperluan bisnis pimpinannya, tapi juga kemampuan bekerja dengan cepat dan efisien menggunakan teknologi tersebut. Namun, selain hard skill, Hasnul berpendapat, sekretaris dan personal assistant harus memiliki kecakapan penting lainnya. Apakah itu? “Memiliki integritas, kejujuran, dan loyalitas yang tinggi karena sifat pekerjaannya yang sangat berkaitan dengan kerahasiaan informasi perusahaan ataupun pribadi pimpinan di unit atau departemen yang bersangkutan,” ujar Hasnul seraya menambahkan, sekretaris harus mampu berdiplomasi dengan baik karena berhubungan dengan pihak lain. Di samping itu, sekretaris diharapkan memiliki ketahanan mental dalam menghadapi tekanan dan beban pekerjaan.
            Sejalan dengan berkembangnya social media network, ada beberapa perbedaan dari tugas pokok dan fungsi sekretaris serta skill yang dibutuhkan sebelum dan sesudah era media sosial. “Sekretaris dituntut lebih peka dan proaktif terhadap setiap informasi yang diperoleh dan diharapkan dapat memberi masukan atau feedback dari informasi tersebut,” katanya.
            Hasnul menjelaskan, sekretaris juga berfungsi sebagai agent of information dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan. “Sekretaris memiliki kewajiban dan beban yang lebih berat sebagai brand ambassador dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan, seiring dengan semakin tidak adanya batas pertukaran informasi melalui media sosial. Dengan kompetensi social skill yang dimiliki seorang sekretaris, maka pandangan dan wawasan mereka pun dituntut jauh lebih luas dan berkembang,” tuturnya memaparkan.
            Di mata Hasnul, seorang sekretaris sejatinya terus belajar dan mengikuti perkembangan industri dan dunia di mana dia berada. “Manfaatkan media sosial dan senangi pekerjaan yang kita lakukan. Dengan menyenangi pekerjaan, kita akan berkeinginan untuk menjadi lebih baik dan lebih profesional,” ujarnya memberi saran.
            Sementara itu, Neneng Nurlaela, Head of Training Department Human Resources Division PT Bio Farma, mengungkapkan, perubahan peran sekretaris yang sangat signifikan terjadi pada era 1999. Neneng yang lama berkarier sebagai sekretaris di beberapa perusahaan menyebutkan sekretaris di era 1980-1999 adalah yesterday secretary. Di era itu, menurutnya, sekretaris bersifat menunggu instruksi atasan. Kompetensi yang dibutuhkan antara lain: bisa mengetik, menerima dikte, menerima telefon, dan mengarsip.
            Setelah tahun 1999, Neneng melihat adanya pergeseran pada tugas dan fungsi sekretaris. Ia menyebut era ini dengan istilah today secretary. Seiring perkembangan zaman, kompetensi yang dibutuhkan sekretaris pun meningkat, yakni meliputi: Professional Competency, Intrapersonal Competency, dan Interpersonal Competency. Tugasnya antara lain, mengelola informasi, berkomunikasi secara global, menjadi partner bisnis bagi atasannya, bekerja secara independen maupun tim, dan memiliki keahlian dalam mengoperasikan berbagai software. Perubahan peran sekretaris dapat dilihat pada Gambar 1.
   
  Jenjang Karier Sekretaris
  Berbicara tentang jenjang karier sekretaris, Ketua Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI Pusat), Yunia Arun mengatakan, sangat tergantung kepada struktur organisasi di masingmasing perusahaan. Pada umumnya, ia melanjutkan, jenjang karier sekretaris diawali dari junior secretary. Setelah itu, masuk ke level sekretaris dari grade 1-3 dan terakhir executive secretary dari grade 1-3. Penentuan grading biasanya melalui semacam review dan penilaian performa setiap tahun, dan setiap grading ada requirementnya. “Sangat mungkin tiap perusahaan berbeda dalam hal grading, karena ada juga yang tidak menggunakan jabatan atau title secretary,” tuturnya. Gambar 2 memperlihatkan jenjang karier sekretaris.
            Memang benar, karier sekretaris tergantung pada perusahaan di mana ia bekerja. Di PT Unilever Indonesia, misalnya, seperti disampaikan Josef, posisi tertinggi sekretaris adalah sekretaris chairman, kemudian sekretaris direksi, manajer senior, dan manajer. “Untuk tingkat manajer, ada sekretaris yang merangkap dua sampai tiga orang manajer,” ujarnya memaparkan.
            Profesi sekretaris, diakui Yuniar, tidak lepas dari pandangan umum yang menekankan kepada penampilan fisik. “Tidak dipungkiri orang akan senang melihat penampilan sekretaris yang cantik. Tapi kalau hanya cantik namun tidak punya skill dan knowledge yang baik, menurut saya itu bukan cantik. Tentu sangat ideal kalau dia cantik sekaligus smart dan terampil dalam bekerja,” ujarnya.
            Yuniar menyarankan, bagi para pemula yang ingin meniti karier sebagai sekretaris, yang harus disiapkan adalah, kemampuan bahasa Inggris yang baik. Sekretaris yang mampu berbahasa asing lainnya, seperti bahasa Mandarin, Jepang, atau Prancis, kini lebih disukai. “Minimal dua bahasa asing. Wah, ini ideal sekali!” ujarnya.
            Hal lain yang menurut Yuniar juga penting adalah, memiliki kreativitas yang tinggi. “Mungkin si bos hanya bilang satu, tapi tanpa disuruh sekretaris harus bisa memikirkan langkah kedua, ketiga dan seterusnya. Ia harus bisa menangkap ide besar si bos, dan berpikir cepat bagaimana mengeksekusinya. Sekretaris juga harus bisa berkoordinasi dengan divisi lain, entah bagian marketing atau public relations,” paparnya. ”Utamakan teamwork, dan lakukan cek dan ricek untuk memastikan segala sesuatunya sesuai rencana,” Yuniar menambahkan.
            Memang, keputusan akhir berada di tangan atasan. Namun demikian, seorang sekretaris harus mampu berperan sebagai partner, konsultan, serta memberi beberapa pilihan alternatif. “Banyak sekretaris yang hanya menerima saja, tapi tidak memberikan solusi,” ujarnya. Melihat seabrek tugas yang harus diembannya, Yuniar menyarankan, seorang sekretaris harus membekali dirinya dengan pengetahuan dan wawasan yang berhubungan dengan tugasnya sehari-hari. ”Rajin membaca buku dan hadir dalam seminar-seminar, dapat meningkatkan kompetensi dan cara berpikir,” tuturnya menasihati. Yuniar yakin, dua hal itu akan menjadi investasi yang bermanfaat untuk menghadapi pekerjaan sehari-hari.
            Untuk menjadi sekretaris profesional memang banyak yang harus dipelajari dan diterapkan. Agar bisa memenuhi syarat sebagai sekretaris profesional perlu banyak latihan, seperti mengelola agenda jadwal pimpinan, menangani kas kecil, mengoperasikan teknologi informasi, korespondensi, menangani surat-surat masuk dan keluar serta mengelola agenda kegiatan pimpinan.
            Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira pimpinan”. Sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.
            Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh. Profesi ini memiliki masa depan cerah. Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat perkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretaris terus diperkenalkan setiap saat, tetapi “sentuhan” tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapan pun.
            Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pimpinan. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris Profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut:
  a.       Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
  b.      Baik dan Bertanggung Jawab. Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
  c.       Pandai Menjaga Rahasia. Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
  d.      Tahu Teknologi. Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
  e.       Tahu Accounting dan Pembukuan. Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
  f.       Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
  g.      Mengenali Karakter Bos. Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
  h.      Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
  i.        Pandai Berbicara di Depan Publik. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.
  
  
   Hubungan antara Kompetensi Seorang Sekretaris dengan Peran sekretaris Profesional di Masa Kini
            Frinch dan Crunkilton dalam Mulyasa (2004:38) berpendapat bahwa yang dimaksud dengan kompetensi adalah penguasaan terhadap suatu tugas, ketrampilan, sikap dan apresiasi yang diperlukan untuk menunjang keberhasilan. Hal itu menunjukan bahwa kompetensi mencakup tugas, ketrampilan, sikap dan apresiasi yang haruis dimiliki oleh seorang sekretaris.
            Sedangkan menurut  Biddle  dan  Thomas, peran  adalah  srangkaian rumusan yang membatasi perilaku-perilaku yang diharapkan dari pemegang kedudukan tertentu.
       Jelas ada hubungan antara kompetensi yang dimiliki sekretasis dengan peran seorang sekretaris. Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
  Peran sekretaris disini adalah melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan kemajuan perusahaan dalam rangka membantu tugas-tugas yang diemban oleh atasannya. Peranan seorang sekretaris selain itu juga sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.
  Jadi untuk melaksanakan peran sekretaris tersebut seorang sektretaris harus memiliki kompetensi-kompetensi yang cukup handal mengingat di masa sekarang ini dan di era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar. Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
  
  SUMBER :
  http://windaandini08.blogspot.co.id/2014/09/peranan-sekretaris-profesional-diera.html
  http://www.jtanzilco.com/blog/detail/221/slug/eksistensi-sekretaris-di-era-modern-saat-ini